W jaki sposób CASP powinni przygotować się na kontrolę GIIF?

Dostawcy usług w zakresie walut wirtualnych (CASP – Crypto Asset Service Providers) w Polsce podlegają rygorystycznym przepisom dotyczącym przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CTF). Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) przeprowadza kontrole w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami. Właściwe przygotowanie do kontroli GIIF może pomóc CASP sprawnie przejść przez proces kontroli i uniknąć potencjalnych kar.

Oto kluczowe obszary, na których jako CASP powinieneś się skupić, przygotowując się do kontroli GIIF:

1. Zrozumienie ram prawnych

Zapoznaj się z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która określa obowiązki CASP w zakresie AML/CTF w Polsce. Upewnij się, że twoje wewnętrzne zasady i procedury są zgodne z tymi wymogami prawnymi.

2. Przeprowadź samoocenę

Przeprowadź audyt, aby ocenić swój obecny status zgodności z AML/CTF. Może to być audyt wewnętrzny lub zewnętrzny, np. przeprowadzony przez tau.legal. Zidentyfikuj wszelkie luki lub słabości w swoich procedurach i podejmij działania naprawcze przed kontrolą GIIF. Ta samoocena powinna obejmować wszystkie aspekty programu AML/CTF, w tym proces KYC, monitorowanie transakcji i zgłaszanie podejrzanych działań.

3. Dokumentowanie i aktualizacja zasad i procedur

Upewnij się, że zasady i procedury AML/CTF są dobrze udokumentowane, aktualne i dostępne dla pracowników. Obejmuje to ocenę ryzyka instytucji AML/CFT, proces KYC oraz procesy i systemy monitorowania transakcji. Regularnie przeglądaj i aktualizuj te dokumenty, aby odzwierciedlały wszelkie zmiany w przepisach lub operacjach biznesowych.

4. Przeszkol swój personel

Zapewnij swoim pracownikom kompleksowe szkolenie w zakresie przepisów AML/CTF i wewnętrznych procedur. Pracownicy powinni być świadomi swoich ról i obowiązków w zakresie zapewniania zgodności. Jest to również obszar, w którym tau.legal może pomóc poprzez szkolenia e-learningowe w ramach Tau / Academy.

5. Przygotuj się na kontrolę

Podczas inspekcji kontrolerzy GIIF przejrzą twoją dokumentację, przeanalizują procesy i przeprowadzą wywiady z odpowiednim personelem. Upewnij się, że wszystkie niezbędne dokumenty są uporządkowane i łatwo dostępne. Wyznacz osobę kontaktową, która może ułatwić inspekcję i dostarczyć wszelkie dodatkowe informacje wymagane przez audytorów. W razie potrzeby poproś o poradę prawną doświadczonych specjalistów AML/CFT.